Projekt-Management mit Citavi

Citavi verwaltet Webprojekte
Online-Projekte lassen sich bequem mit der Wissensmanagement-Software Citavi verwalten. Das spart viel Zeit, gibt ordentliche Todo-Listen, archivfeste und layoutgerechte PDFs der aktualisierten Webseiten und schließlich – über automatische Literaturlisten – per Mausklick erzeugte Textvorschläge für die Twitter-Feeds.

Tutorial: Webprojekte mit Citavi verwalten

Schritt 01: Citavi-Projekt anlegen

Wir starten ein neues Citavi-Projekt unter einem aussagekräftigen Dateinamen und legen im »Modul Wissen« eine vorläufige Gliederung mit Kategorien und Unterkategorien an.

Die erste Kategorie versammelt alle Seiten einer Website wie Startseite, Impressum und Kontakt, Sitemap, Newsletter, Presseraum und so weiter.

Die zweite Kategorie wird alle Artikel der Website aufnehmen. Später werden Subkategorien die Blogbeiträge nach Themen sortieren.

Leitlinie dabei sollte sein, dass jeder Artikel nur einer einzigen Kategorie zugeordnet wird, ähnliche wie Dinge, die in eine Kommode einsortiert werden: Jedes Ding hat nur einen physikalischen Platz. (Für weitere Unterscheidungen stehen in allen Blogsystemen und auch innnerhalb von Citavi die »Tags«, also Etiketten oder Schlagwörter, zur Verfügung.)


Schritt 02: Webseiten anlegen

Unsere Muster-Website wird mit WordPress als CMS betrieben. Zunächst legen wir die wichtigsten Seiten an, das Impressum aus rechtlichen Gründen und ein automatisches Inhaltsverzeichnis, um Besuchern die Übersicht über das Webprojekt zu erleichtern.


Schritt 03: Blogbeiträge schreiben

Einige kleine Blogbeiträge füllen die Startseite, damit die neue Website nicht mehr auf den ersten Blick als Baustelle zu erkennen ist.


Schritt 04: Projekt-Verwaltung

Die neuen Webseiten werden ins Citavi-Projekt aufgenommen
Die einzelnen Webseiten der Übungswebsite werden als jeweils eigener Datensatz in ein Citavi-Projekt geholt und als PDF archiviert. Dazu klickt man an einer beliebigen Stelle in der Webseite mit der rechten Maustaste und wählt im Kontextmenu den Citavi-Befehl »Webseite als Titel aufnehmen«.

Zu jedem Internet-Dokument folgende 3 Datenfelder ausgefüllt:

  • Titel – Schlagzeile der Webseite
  • Herausgeber – Herausgeber der Website (z.B. Wohin-in-Frankfurt_de)
  • Letzte Aktualisierung – (Datum des Tages im Format JJJJ-MM-TT)

Diese drei Angaben reichen aus, um beim Abspeichern der Website als lokale Kopie im CitaviProjekt automatisch eine PDF-Datei mit »sprechendem Namen« zu erhalten.

Es ist hilfreich, jedem Datensatz bzw. jeder Webseite innerhalb eines Citavi-Projektes eine laufende Nummer im Titel zuzuordnen, da dies die Übersicht insbesondere in der Tabellenansicht erleichtert und die Archiv-PDF-Dateien klarer sortiert werden können.

Ein Kürzel am Titelanfang in dieser Form hat sich bewährt: _kürzel-00x (Es bleiben so noch 4 Wörter für sprechende Dateinamen, denn Citavi benutzt die ersten 5 Wörter der Titelzeile für den Dateinamen der PDF-Archiv-Datei.)

Hat man alle Webseiten wie beschrieben in Citavi aufgenommen und kategorisiert, kann man das Resultat auf Knopfdruck ausgeben, zum Beispiel als gruppierte Literaturliste.

Vorschlag zur Struktur
Um den Überblick zu erleichtern, werden die Webseiten mit einem Präfix nummeriert. Die »Seiten« werden zuerst listet, dann die »Kategorien« und schließlich die »Beiträge«.
Zum Beispiel so:
_WIF-001 bis _WIF-019 Zahlenraum für Seiten
_WIF-020 bis _WIF-040 Zahlenraum für Kategorien, Autoren und Tags
_WIF-050 bis _WIF-499 Zahlenraum für Beiträge
_WIF-500 bis _WIF-999 Zahlenraum für sonstige Webseiten zu einem Webprojekt, zum Beispiel Social Media, Newsletter und Newsletter-Archiv, Google-Suche, Branchenbücher, Monitoring etc.)

Hinweis zum Browser
Das Einsammeln der Webseiten vorzugsweise mit dem Browser Google-Chrome erledigen, bei dem man den Citavi-Picker, das ist ein Browser-Add-on zum bequemen Aufnehmen von Webseiten und Zitaten, ständig aktiviert läßt.

Für die Redaktionsarbeit im Browser Firefox schaltet man den Citavi-Picker aus, damit dieses nette Hilfetool nicht unerwünscht und automatisch das kleine Picker-Symbol in eine Webseite schmuggelt.


Tipp: Datensatz »Manuskript« anlegen

Ein neuer Titel vom Dokumenttyp »Manuskript« wird angelegt und erhält im Titel das Kürzel des Projekts mit der laufenden Nummer 000. Dadurch sortiert sich das Manuskript immer an den Anfang der Dokumentenliste.

Dieses Manuskript dient einzig dem Projektmanagement und wird im Laufe der Zeit Regieanweisungen, Styleguides und Bearbeitungshinweise für das Projekt aufnehmen.

Das Manuskript wird der obersten Kategorie im Modul Wissen zugeordnet und erscheint so in Literaturlisten immer an erster Stelle, als Wegweiser oder Vorbemerkung zum nachfolgenden Website-Inhalt.


Tipp: Citavi-Modus »Tabellenzelle editieren«

Die Tabellenansicht erlaubt den schnellen Überblick über alle Titel in einem Citavi-Projekt. Die direkte Bearbeitung einer Zelle ist allerdings erst möglich, nachdem man diese Option über das Menu ausdrücklich aktiviert hat.

Citavi-Fenster Tabelle: Menu Bearbeitung > Bearbeitung in der Zelle anschalten/ausschalten.

Bearbeitung in der Zelle zulassen
Bearbeitung in der Zelle zulassen
Tabellenansicht mit der aktivierten Möglichkeit, direkt in der Zelle Text zu verändert.

Tipp: Citavi-Add-on »Links überprüfen«

Citavi bietet kostenlos einige hilfreiche Zusatzprogramme an, die sich per Knopfdruck installieren lassen.

»Citavi-Add-ons zur Auswahl: Erweitern Sie Citavi mit Hilfe von Add-ons um zusätzliche Funktionen. Das Citavi Team entwickelt und veröffentlicht diese Add-ons parallel zur Weiterentwicklung von Citavi.«
https://www1.citavi.com/sub/manual6/de/index.html?installing_add-ons.html

Citavi-Add-on Links überprüfen
Ideal für die Verwaltung von Webprojekten ist das Citavi-Add-on »Links überprüfen«.

»Sie möchten feststellen, ob die bei verschiedenen Titeln in Ihrem Projekt gespeicherten Internetadressen noch gültig sind?
Dieses Add-on prüft alle Titel in Ihrem Projekt, ob diese unter der eingetragenen Online-Adresse noch erreichbar sind. Wenn das der Fall ist, trägt das Add-on das aktuelle Datum in das Feld Zuletzt geprüft am ein. Im Feld Notiz finden Sie einen kurzen Hinweis, welche Änderungen das Add-on beim jeweiligen Titel vorgenommen hat. Auf Wunsch erzeugt es eine Auswahl derjenigen Titel, die unter der angegebenen Adresse nicht erreichbar sind.«

https://www1.citavi.com/sub/manual6/de/index.html?add_on_checking_links.html


Tipp: Citavi-Add-on »Verzeichnisstruktur importieren«

Ebenfalls sehr hilfreich ist die Möglichkeit, bestehende Skript-Sammlungen gemäß der vorhandenen Ordnerstruktur in ein Citavi-Projekt zu importieren.

Citavi-Add-on: Verzeichnisstruktur importieren
Die Ausgangslage: Sie haben einen Ordner mit vielen Unterordnern, in denen sich verschiedene PDF-Dateien befinden. Die PDF-Datei möchten Sie in Citavi importieren. Die Namen der Ordner möchten Sie als Kategoriennamen verwenden.
Dieses Add-on importiert alle PDFs und erstellt einen Kategorienbaum, dem die betreffenden PDFs bereits zugeordnet sind.

  • Wählen Sie aus dem Menü Extras den Befehl Add-ons verwalten.
  • Markieren Sie das Add-on Verzeichnisstruktur importieren, klicken Sie auf Installieren und starten Sie Citavi neu.
  • Wählen Sie aus dem Menü Titel den Befehl PDFs mit Ordnern als Kategorien importieren.
  • Wählen Sie auf Ihrem Computer den Ordner aus, der die gewünschten Unterordner mit den zu importierenden PDFs enthält.
  • Warten Sie, bis ein Fenster erscheint, das die Ergebnisse des Imports zeigt.

https://www1.citavi.com/sub/manual6/de/index.html?add_on_importing_folder_structure.html

Beispiel: Bloghandbuch-Ordner in Citavi-Projekt importiert
PDF Ausdruck aus dem Citavi-Modul Wissen > Skript (Stand 2018-10-30)
citavi-verzeichnis-import-erfolgreich-02-ausdruck-wissen-skript