Projekt-Management

Citavi verwaltet Webprojekte
Online-Projekte lassen sich bequem mit der Wissensmanagement-Software Citavi verwalten. Das spart viel Zeit, gibt ordentliche Todo-Listen, archivfeste und layoutgerechte PDFs der aktualisierten Webseiten und schließlich – über automatische Literaturlisten – per Mausklick erzeugte Textvorschläge für die Twitter-Feeds.

Schritt 01: Citavi-Projekt anlegen

Wir starten ein neues Citavi-Projekt unter dem Dateinamen »Wohin-in-Frankfurt« und legen im »Modul Wissen« eine vorläufige Gliederung mit Kategorien und Unterkategorien an.

Die erste Kategorie versammelt alle Seiten einer Website wie Startseite, Impressum und Kontakt, Sitemap, Newsletter, Presseraum und so weiter.

Die zweite Kategorie wird alle Artikel der Website aufnehmen. Später werden Subkategorien die Blogbeiträge nach Themen sortieren.

Leitlinie dabei sollte sein, dass jeder Artikel nur einer einzigen Kategorie zugeordnet wird, ähnliche wie Dinge, die in eine Kommode einsortiert werden: Jedes Ding hat nur einen physikalischen Platz. (Für weitere Unterscheidungen stehen in allen Blogsystemen und auch innnerhalb von Citavi die Tags, also Etiketten oder Schlagwörter, zur Verfügung.)

Schritt 02: Webseiten anlegen

Unsere Muster-Website Wohin-in-Frankfurt.de wird mit WordPress als CMS betrieben. Zunächst legen wir die wichtigsten Seiten an, das Impressum aus rechtlichen Gründen und ein automatisches Inhaltsverzeichnis, um Besuchern die Übersicht über das Webprojekt zu erleichtern.

Schritt 03: Blogbeiträge schreiben

Einige kleine Blogbeiträge füllen die Startseite, damit die neue Website nicht mehr auf den ersten Blick als Baustelle zu erkennen ist.

Schritt 04: Projekt-Verwaltung

Die neuen Webseiten werden ins Citavi-Projekt aufgenommen. Dazu klickt man an einer beliebigen Stelle in der Webseite mit der rechten Maustaste und wählt im Kontextmenu den Citavi-Befehl »Webseite als Titel aufnehmen«.

Zu jedem Internet-Dokument folgende 3 Datenfelder ausgefüllt:

  • Titel – Schlagzeile der Webseite
  • Herausgeber – Herausgeber der Website (z.B. Wohin-in-Frankfurt_de)
  • Letzte Aktualisierung – (Datum des Tages im Format JJJJ-MM-TT)

Diese drei Angaben reichen aus, um beim Abspeichern der Website als lokale Kopie im CitaviProjekt automatisch eine PDF-Datei mit »sprechendem Namen« zu erhalten.

Es ist hilfreich, jedem Datensatz bzw. jeder Webseite innerhalb eines Citavi-Projektes eine laufende Nummer im Titel zuzuordnen, da dies die Übersicht insbesondere in der Tabellenansicht erleichtert und die Archiv-PDF-Dateien klarer sortiert werden können.

Ein Kürzel am Titelanfang in dieser Form hat sich bewährt: _kürzel-00x (Es bleiben so noch 4 Wörter für sprechende Dateinamen, denn Citavi benutzt die ersten 5 Wörter der Titelzeile für den Dateinamen der PDF-Archiv-Datei.)

Hat man alle Webseiten wie beschrieben in Citavi aufgenommen und kategorisiert, kann man das Resultat auf Knopfdruck ausgeben, zum Beispiel als gruppierte Literaturliste.

Tipp: Manuskript anlegen

Ein neuer Titel vom Dokumenttyp »Manuskript« wird angelegt und erhält im Titel das Kürzel des Projekts mit der laufenden Nummer 000. Dadurch sortiert sich das Manuskript immer an den Anfang der Dokumentenliste.

Dieses Manuskript dient einzig dem Projektmanagement und wird im Laufe der Zeit Regieanweisungen, Styleguides und Bearbeitungshinweise für das Projekt aufnehmen.

Das Manuskript wird der obersten Kategorie im Modul Wissen zugeordnet und erscheint so in Literaturlisten immer an erster Stelle, als Wegweiser oder Vorbemerkung zum nachfolgenden Website-Inhalt.

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