Web.de Tresor

E-Mail Management

E-Mail-Management: #ZeroInbox
Eine Redaktions-Mailbox checked man mehrmals am Tag und sortiert bei dieser Gelegenheit zügig alle E-Mails mit Blick auf ihre spätere Verwendung. Die E-Mails lassen sich mit Filterregeln automatisch vorsortieren – zumindest bei Web.de und Googlemail.

E-Mail-Routine

Ratschläge fürs E-Mail-Management gibt es zuhauf, besonders nützlich erscheint mir diese Regel:

Verlasse deine Mailbox nie, ohne dass sie leer ist!

Vier Mal pro Tag schaue ich in die Mailbox der Redaktion, morgens, vor der Mittagpause, nach der Mittagpause und gegen Feierabend. Vorsortiert werden die Mails auf dem Smartphone oder Tablet, dort fällt mir die Entscheidung leichter, zu löschen, löschen, löschen ….

Verlasse deine Mailbox nie, ohne dass sie leer ist!
Verlasse deine Mailbox nie, ohne dass sie leer ist!

Pressemeldungen, die diese Triage überlebt haben, werden am Desktop-Rechner mit dem Mail-Programm »Thunderbird« hereingeholt und bearbeitet.

Was sich in 2 bis 5 Minuten erledigen läßt, zum Beispiel was nur einen Tweet lohnt, wird sofort bearbeitet, das Übrige wandert aus der Mailbox in die Dateiablage und wartet dort auf den Tag X, wenn der nächste »Newsletter Fotografie« zusammengestellt werden muss oder überhaupt Zeit und Luft ist, um neue Blogbeiträge aus diesem Pressematerial zu bauen.

Automatischer Export von Nachrichten in Thunderbird
Automatischer Export von Nachrichten in Thunderbird

Mailflut bewältigen
Tipp: Wichtige Nachrichten an sich selbst weiterleiten und dabei im Betreff und Textfeld einige Schlüsselbegriffe unterbringen.


E-Mail und E-Mail-Signatur

E-Mail ist die wichtigste Online-Anwendung. Um nicht im Spam zu ertrinken, muß jede Online-Redaktion ihre Nabelschnur funktionstüchtig halten. Das erfordert einige Umstände.

Gemäß den gesetzlichen Formvorschriften für geschäftliche E-Mails muss jede E-Mail Informationen über den Absender, eine Signatur oder ein Impressum, geben.

Für geschäftliche E-Mails gelten die gleichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe: Elektronische Schreiben von Kaufleuten an ihre Geschäftspartner müssen die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift und die Handelsregisternummer enthalten.


E-Mail-Signatur Regel

Der landläufig als »Signatur« am Ende von E-Mails bezeichnete Infoblock hat mit einer elektronischen Unterschrift im Sinne der »digitalen Signatur« nichts zu tun. Die schlichte E-Mailsignatur im Fuß jeder E-Mail hat rein informativen Charakter.

»Wichtigste Regel für die Signatur: Keep it simple! Die Signatur soll nicht vom restlichen Inhalt der Mail ablenken, sondern für Interessierte die wichtigsten Informationen und Kontaktdaten zum Absender liefern. Vorsicht auch bei Logos oder Social-Media-Buttons! Anhänge und Bilder in einer Mail erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass ein Spam-Filter den Riegel vorschiebt.«
Gefunden bei: Die Internetkapitäne
http://www.internetkapitaene.de/2015/09/21/
eine-gute-e-mail-vorlage-schreiben

E-Mail-Signatur Vorlage

Der Styleguide der Bundesregierung für die E-Mail-Signatur ihrer Mitarbeiter kann als gute Vorlage für die eigene Signature herangezogen werden:

»E-Mail-Signatur
Vergleichbar mit dem Briefkopf einer traditionellen Geschäftsdrucksache erfüllt die E-Mail-Signatur die Funktion der genauen Absenderangabe. Sie ist damit Bestandteil der visuellen Kommunikation.

Die E-Mail-Signatur enthält den Namen des Mitarbeiters, seine Funktion, die genaue Angabe der Abteilung/des Referats und den Namen des Ministeriums. Hinzu kommt noch die Hausanschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- sowie Internet-Adresse.

Um die persönlichen und allgemeinen Daten deutlich zu unterscheiden, wird nach der Funktion ein Unterstrich (Hochstelltaste + Bindestrich) in die Signatur eingefügt. Die Anschrift ist vom Ministerium mit einer Leerzeile abgesetzt.

Tipp: Sie können die dargestellte Signatur kopieren (Strg + “C”), in Ihr Mail-Programm einfügen (Strg + “V”) und mit Ihren individuellen Daten überschreiben.

Beispiel (Text):
Vorname Nachname
Funktion (optional)
________________________
Referat/Abteilung
Ministerium

Straße, PLZ Ort
Telefon: 030 1234-56
Fax: 030 1234-57
E-Mail: vorname.nachname@ministerium.de
Internet: http://www.ministerium.de

Alternative – dreizeilig gesetzt (Text)
Vorname Nachname │Funktion (optional) │ Referat/Abteilung │ Ministerium │ Blindtextstraße 12 │ 12345 Musterstadt
Postanschrift: 12345 Musterstadt │ Tel. +49 30 12 345-4567 │ Fax +49 30 12 345-4568 │ vorname.nachname@text.bund.de
www.bundesregierung.de

Kopieren (Strg + “C”) Sie die unten dargestellte Signatur und fügen Sie sie in das Textfeld ein (Strg + „V“). Anschließend überschreiben Sie diese mit Ihren individuellen Daten.

Text Signatur:

Vorname Nachname
Funktion (optional)
________________________
Referat/Abteilung
Ministerium

Straße, PLZ Ort
Telefon: 030 1234-56
Fax: 030 1234-57
E-Mail: vorname.nachname@ministerium.de
Internet: http://www.ministerium.de

Technische Hinweise
E-Mails der Bundesregierung sollten ausschließlich im Rich-Text-Format und nicht als HTML-Mails verfasst werden.«

Zitiert am 2018-01-24 nach:
https://styleguide.bundesregierung.de/Webs/SG/DE/PrintMedien/Geschaeftsausstattung-Standard/E-Mail-Signatur/e-mail-signatur_node.html

E-Mail-Signatur Grafik

Altmodisch und Disfunktional
Vor allem die älteren Internetnutzer lieben es immer noch, an ihre E-Mails Datenmüll in Gestalt einer Signatur-Grafik oder einer V-Card anzuhängen. Das ist sehr lästig, denn der Empfänger sieht auf seinem mobilen Screen nicht die Grafik, sondern den Hinweis auf einen Dateianhang.

Öffnet der E-Mail-Empfänger den Dateianhang, sieht er bestensfalls nur ein Designelement, schlimmstenfalls sieht er in der Grafik die Kontaktinformationen, die eigentlich als Klartext im Abspann der E-Mail hätten stehen müssen, und muss diese »abschreiben«, wenn er sie nutzen möchte.

Wer seine Kontaktinformationen nicht im E-Mail-Text, sondern in einer Grafikdatei unterbringt, signalisiert, dass er seinem Adressaten die Kontaktaufnahme nicht leicht machen möchte.
Wer seine Kontaktinformationen nicht im E-Mail-Text, sondern in einer Grafikdatei unterbringt, signalisiert, dass er seinem Adressaten die Kontaktaufnahme nicht leicht machen möchte.
Als E-Mailsignatur angehängte Grafikdateien als sind lästiger Datenmüll.
Als »E-Mailsignatur« angehängte Grafikdateien sind lästiger Datenmüll.

E-Mail-Backup: MailStore Home

Kostenlose E-Mail-Archivierung für private Anwender
»Mit MailStore Home können Sie Ihre privaten E-Mails aus nahezu allen E-Mail-Quellen auf Ihrem Desktop archivieren und extrem schnell durchsuchen. Sie werden nie wieder E-Mails verlieren. Auf Wunsch kann MailStore Home auch als Portable-Version direkt von einem USB-Speicher aus gestartet und so ohne Installation an jedem beliebigen PC verwendet werden.«
http://www.mailstore.com/de/mailstore-home.aspx

»Datenbankgestützte E-Mail-Archivierung, bewahrt E-Mails aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen wie Outlook, Thunderbird oder web.de dauerhaft, zentral und sicher auf und brennt die Dateien direkt auf CD oder DVD.«
http://www.heise.de/download/mailstore-home.html

E-Mail-Archivierung
Unternehmer sind zur »E-Mail-Archivierung« gesetzlich verpflichtet. Die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten ist jedoch auch für Privatleute zunehmen wichtig. Alle empfangenen und verschickten geschäftlichen E-Mails müssen für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden. Diese gesetzlichen Auflagen zur Archivierung von geschäftlichen E-Mails kann man mit MailStore bequem erfüllen.
http://www.mailstore.com/de

Rechtssichere E-Mail-Archivierung
Leitfaden für Deutschland (kostenloses PDF)
http://www.mailstore.com/de/whitepaper/
email-archivierung-leitfaden-rechtssicherheit-deutschland.pdf
(ca. 2 MB, 14 Seiten)

Das mobile E-Mail-Archiv
Die Software »Mailstore« läßt sich auch auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte installieren und ist somit ein hervorragendes Backup-Tool. Die komplette archivierte Korrespodenz ist offline durchsuchbar inklusive Volltextsuche in den Dateianhängen.
»MailStore Home ist auf Wunsch auch ›portabl‹e und kann so ohne vorherige Installation und an jedem beliebigen PC direkt von einer USB-Festplatte gestartet werden. Falls Sie stattdessen einen USB-Stick verwenden möchten, achten Sie bitte darauf, dass dieser möglichst hochwertig ist.«
http://www.mailstore.com/de/mailstore-home-email-archivierung.aspx

»E-Mails sind auch für private Anwender eine kostbare Wissensquelle. Viele Informationen und wichtige Dateien sind ausschließlich in Form von E-Mails gespeichert. Mit »MailStore« Home können Sie alle E-Mails, auch wenn sich diese über unterschiedliche Computer, Programme oder Postfächer verteilen, in einem zentralen Archiv sichern. Wahlweise auf Ihrem PC, oder vollkommen »portable« auf einem USB-Speicher. Auf diese Weise werden Sie nie wieder E-Mails verlieren und können Ihre gesamte Kommunikation extrem schnell durchsuchen. Archivierte E-Mails können zudem zum Beantworten oder Weiterleiten mit nur einem Mausklick im gewohnten E-Mail-Programm geöffnet werden. «
http://www.mailstore.com/de/
mailstore-home-email-archivierung.aspx

Mailstore einrichten
Tipps zur Konfiguration des E-Mail-Archivs
Imap statt POP wählen
»Mailstore« erkennt in aller Regel automatisch die zu einer E-Mail-Adresse gehörenden Server-Einstellungen. Möchte oder muss man die Konfiguration in einem Sonderfall manuell eingeben, sollte man »IMAP« und nicht »POP« wählen, denn per »POP« kann nur der Inhalt des jeweiligen Posteingangs-Ordners archiviert werden, die Mails in den selbst angelegten Archiv-Ordnern und Unterordnern können nicht gespiegelt werden.

Archivierungsstrategie
Für die private Nutzung genügt es, nur gelegentlich die E-Mail-Archive abzugleichen, das Tagesgeschäft kann außen vor bleiben. Die Mailboxen sollten vor der Archivierungs-Abfrage gesichtet und von Müll bereinigt worden sein. Im Einstellungs-Menu der Software man weitere Archiverungs-Funktionen hinzuwählen und festlegen, ob auch E-Mail-Anhänge durchsucht werden sollen, und wenn ja, welche Dateiformate.

Offline-Bibliothek
Installiert man »Mailstore« auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte, hat man als Privatanwender – Student, Trainer, Lehrer, VHS-Dozent – auch unabhängig von Cloud-Diensten und offline immer seine Privatbibliothek dabei. Man sende dazu einfach alle wichtigen Dokumente – Handbücher, Skripte, Protokolle – als PDF-Anhang an die eigene Mailbox und archiviere diese Mailbox regelmäßig mit »Mailstore«.
http://www.mailstore.com/de/
mailstore-home-email-archivierung.aspx


Warum ein Webmail-Konto anlegen?

Jedes Webprojekt braucht eine E-Mail-Adresse, die unabhängig vom Domain-Provider zuverlässig arbeitet und zum Beispiel als Abschirm-Adresse im gesetzlich vorgeschriebenen Impressum angegeben werden kann.

Für die geschäftsmäßige Kommunikation sollte man natürlich seine eigene Domain benutzen.

Daneben benötigt man unbedingt eine weitere E-Mail-Adresse, die unabhängig vom Domain-Provider ist (und bestenfalls ebenfalls unabhängig vom eigenen Internet-Zugangsdienst wie T-Online), damit man im Störungsfall mit dem Provider darüber kommunizieren kann.

Empfehlenswert sind hierfür ein kostenloser E-Mail-Account bei Web.de sowie ein Googlemail-Konto, welches man übrigens sowieso benötigt, um Google-Dienst im Umfeld eines Online-Auftritts benutzen zu können.

Beim Einrichten des Mail-Zugangs beim eigenen Provider auf die Differenz zwischen Postfach und Alias achten:

  • E-Mail-Konto = Briefkasten
  • E-Mail-Adresse = Namensschild auf dem Briefkasten
    (d.h. es können viele verschiedene Alias-Namen in das gleiche E-Mail-Postfach geleitet werden. Beispiel: »WG-Briefkasten«)

Kriterien bei der Auswahl des Mail-Providers sind Speicherplatz, Autoresponder, Automatische Weiterleitung, Serverstandort und weiteres (Filter, Spamschutz, Virenscanner, Adressbuch, Textsuche, aber auch Nebenfunktionen wie Fax, Fon, SMS, Rufnummer-Mailbox Voicemailbox, Voise to Mail und Fax to Mail.)


Web.de und Mailprogramme

Wichtiger Hinweis: Wer sein Web.de-Konto nicht nur über den Browser nutzen möchte, sondern auch per Thunderbird oder einem anderen Mail-Programm verwenden möchte, der muss dazu in den Einstellungen seines Web.de-Kontos diese Option ausdrücklich aktivieren.

POP2 und IMAP muss in den Einstellungen eines Web.de-Kontos aktiviert werden!

Web.de-Tresor

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Cloud-Speicher
Cloud made in Germany: Die Nutzung des Web.de-Tresors ist kostenlos. Die Web.de-Gratis-Accounts bieten 2 GByte Cloud-Speicherplatz. Bei der Installation muss der Nutzer ein Passwort für seinen Tresor festgelegen, mit dem die Dateien dann lokal verschlüsselt werden. Auf jedem Rechner, der auf den verschlüsselten Tresor zugreifen soll, muss Cryptomator installiert sein.
https://produkte.web.de/online-speicher/cloud-verschluesselung

Web.de-Nutzer können ihre Daten mit eigens entwickelten Apps für PC und Smartphone verschlüsseln und sicher in einen speziellen Tresor-Ordner im WEB.DE Online-Speicher übertragen. Die verschlüsselte Cloud-Lösung steht allen Nutzern von WEB.DE kostenlos zur Verfügung. Für iOS und Android stehen eigene Apps in den jeweiligen Stores bereit.

Eine Verschlüsselung bietet sich für sehr persönliche Daten an, die wirklich kein Dritter sehen sollte. Das können Kopien wichtiger Urkunden sein, private Fotos, Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge sowie urheberrechtlich zu schützende Dokumente wie Manuskripte und kreative Entwürfe, aber auch ärztliche Diagnosen oder Röntgenaufnahmen.

Der Nutzer braucht sich nicht mit Verschlüsselungseinstellungen, Schlüsselverwaltung oder Zugriffsrechten zu beschäftigen. Er gibt bei der Installation lediglich einmal seine Zugangsdaten ein und legt ein gesondertes Tresor-Passwort fest, mit dem die Dateien lokal auf dem PC, dem Laptop oder dem Smartphone verschlüsselt werden. Im Cloud-Speicher liegen die Daten als unverständliche Zeichenfolgen vor und sind so nicht einsehbar.

Entwickelt wurde die Tresor-Lösung in Kooperation mit Skymatic, ein auf Datensicherheit, Kryptographie und Cloud-Dienste spezialisiertes Software-Unternehmen.

Bei der Installation muss der Nutzer nur ein Passwort für seinen Tresor festgelegen, mit dem die Dateien dann lokal verschlüsselt werden.

Bei der Installation muss der Nutzer nur ein Passwort für seinen Tresor festgelegen, mit dem die Dateien dann lokal verschlüsselt werden. Zum Einsatz kommt dabei der Advanced Encryption Standard (AES) mit einer Schlüssellänge von 256 Bit.

Auf jedem Rechner, der auf den verschlüsselten Tresor zugreifen soll, muss Cryptomator installiert sein.

Nach der Installation klinkt sich der Tresor als neues Laufwerk ein.
Auf jedem Rechner, der auf den verschlüsselten Tresor zugreifen soll, muss Cryptomator installiert sein.

https://produkte.web.de/online-speicher/cloud-verschluesselung


E-Mail-Programm Thunderbird

Briefwechsel online per Webmail-Konten ist führen, das ist sehr unbequem und nur für Privatpersonen geeignet.

Geschäftlichen elektronischen Briefverkehr sollte man auf jeden Fall über eine Offline-Software abwickeln, zum Beispiel mit Hilfe der beliebten Freeware »Thunderbird«.

E-Mail-Programme und E-Mail-Archiv
Kleine Sammlung zum Thema E-Mail-Management und Cloud-Dienste.
Nicht dringend nötig, doch nützlich sind Programme, mit denen sich die E-Mail-Flut leichter bewältigen läßt und wichtige E-Mails archivieren lassen.

Moderne E-Mail-Konten lassen sich mobil über eine entsprechende App und auf dem PC über ein Webmail-Formular öffnen und bedienen. Desktop–Mailprogramm wie Thunderbird und Outlook kommen im Büro zum Einsatz.

Der Klassiker unter den E-Mail-Desktop-Programmen ist die Freeware Thunderbird von Mozilla, die mit zuschaltbarer Kalender-Funktion ausgestattet ist.
http://www.mozilla.org/de/thunderbird

Für USB-Stick: Thunderbird portable
http://www.heise.de/download/thunderbird-portable.html

Installation von Add-ons in Thunderbird
»Laden Sie die Datei herunter und speichern Sie sie auf Ihrer Festplatte. Öffnen Sie in Mozilla Thunderbird den Add-ons-Manager über das Menü „Extras“
Wählen Sie aus dem Optionsmenü neben dem Add-on-Suchfeld den Punkt „Add-on aus Datei installieren…“ und wählen Sie das heruntergeladene Add-on aus.«

https://addons.mozilla.org/de/thunderbird

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