E-Mail & E-Mail-Archiv

E-Mail-Programme und E-Mail-Archiv
Kleine Sammlung zum Thema E-Mail-Management.
Nicht dringend nötig, doch nützlich sind Programme, mit denen sich die E-Mail-Flut leichter bewältigen läßt und wichtige E-Mails archivieren lassen.

E-Mail-Programm Thunderbird

Der Klassiker unter den E-Mail-Desktop-Programmen ist die Freeware Thunderbird von Mozilla, die mit zuschaltbarer Kalender-Funktion ausgestattet ist.
http://www.mozilla.org/de/thunderbird

Für USB-Stick: Thunderbird portable
http://www.heise.de/download/thunderbird-portable.html

Installation von Add-ons in Thunderbird
»Laden Sie die Datei herunter und speichern Sie sie auf Ihrer Festplatte. Öffnen Sie in Mozilla Thunderbird den Add-ons-Manager über das Menü „Extras“
Wählen Sie aus dem Optionsmenü neben dem Add-on-Suchfeld den Punkt „Add-on aus Datei installieren…“ und wählen Sie das heruntergeladene Add-on aus.«

https://addons.mozilla.org/de/thunderbird

Eine gute E-Mail-Vorlage schreiben

Signatur
»Wichtigste Regel für die Signatur: Keep it simple! Die Signatur soll nicht vom restlichen Inhalt der Mail ablenken, sondern für Interessierte die wichtigsten Informationen und Kontaktdaten zum Absender liefern. Vorsicht auch bei Logos oder Social-Media-Buttons! Anhänge und Bilder in einer Mail erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass ein Spam-Filter den Riegel vorschiebt.«
Gefunden bei: Die Internetkapitäne
http://www.internetkapitaene.de/2015/09/21/
eine-gute-e-mail-vorlage-schreiben

E-Mail-Management

Ratschläge dafür gibt es zuhauf, besonders nützlich erscheint mir diese Regel:

Verlasse deine Mailbox nie, ohne dass sie leer ist!

Vier Mal pro Tag schaue ich in die Mailbox der Redaktion, morgens, vor der Mittagpause, nach der Mittagpause und gegen Feierabend. Vorsortiert werden die Mails auf dem Smartphone oder Tablet, dort fällt mir die Entscheidung leichter, zu löschen, löschen, löschen ….

Pressemeldungen, die diese Triage überlebt haben, werden am Desktop-Rechner hereingeholt und bearbeitet. Was sich in 2 bis 5 Minuten erledigen läßt, zum Beispiel was nur einen Tweet lohnt, wird sofort bearbeitet, das Übrige wandert aus der Mailbox in die Dateiablage und wartet dort auf den Tag X, wenn der nächste »Newsletter Fotografie« zusammengestellt werden muss oder überhaupt Zeit und Luft ist, um neue Blogbeiträge aus diesem Pressematerial zu bauen.

Backup: MailStore Home

Kostenlose E-Mail-Archivierung für private Anwender
»Mit MailStore Home können Sie Ihre privaten E-Mails aus nahezu allen E-Mail-Quellen auf Ihrem Desktop archivieren und extrem schnell durchsuchen. Sie werden nie wieder E-Mails verlieren. Auf Wunsch kann MailStore Home auch als Portable-Version direkt von einem USB-Speicher aus gestartet und so ohne Installation an jedem beliebigen PC verwendet werden.«
http://www.mailstore.com/de/mailstore-home.aspx

»Datenbankgestützte E-Mail-Archivierung, bewahrt E-Mails aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen wie Outlook, Thunderbird oder web.de dauerhaft, zentral und sicher auf und brennt die Dateien direkt auf CD oder DVD.«
http://www.heise.de/download/mailstore-home.html

E-Mail-Archivierung
Unternehmer sind zur »E-Mail-Archivierung« gesetzlich verpflichtet. Die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten ist jedoch auch für Privatleute zunehmen wichtig. Alle empfangenen und verschickten geschäftlichen E-Mails müssen für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden. Diese gesetzlichen Auflagen zur Archivierung von geschäftlichen E-Mails kann man mit MailStore bequem erfüllen.
http://www.mailstore.com/de

Rechtssichere E-Mail-Archivierung
Leitfaden für Deutschland (kostenloses PDF)
http://www.mailstore.com/de/whitepaper/
email-archivierung-leitfaden-rechtssicherheit-deutschland.pdf
(ca. 2 MB, 14 Seiten)

Das mobile E-Mail-Archiv
Die Software »Mailstore« läßt sich auch auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte installieren und ist somit ein hervorragendes Backup-Tool. Die komplette archivierte Korrespodenz ist offline durchsuchbar inklusive Volltextsuche in den Dateianhängen.
»MailStore Home ist auf Wunsch auch ›portabl‹e und kann so ohne vorherige Installation und an jedem beliebigen PC direkt von einer USB-Festplatte gestartet werden. Falls Sie stattdessen einen USB-Stick verwenden möchten, achten Sie bitte darauf, dass dieser möglichst hochwertig ist.«
http://www.mailstore.com/de/mailstore-home-email-archivierung.aspx

»E-Mails sind auch für private Anwender eine kostbare Wissensquelle. Viele Informationen und wichtige Dateien sind ausschließlich in Form von E-Mails gespeichert. Mit »MailStore« Home können Sie alle E-Mails, auch wenn sich diese über unterschiedliche Computer, Programme oder Postfächer verteilen, in einem zentralen Archiv sichern. Wahlweise auf Ihrem PC, oder vollkommen »portable« auf einem USB-Speicher. Auf diese Weise werden Sie nie wieder E-Mails verlieren und können Ihre gesamte Kommunikation extrem schnell durchsuchen. Archivierte E-Mails können zudem zum Beantworten oder Weiterleiten mit nur einem Mausklick im gewohnten E-Mail-Programm geöffnet werden. «
http://www.mailstore.com/de/
mailstore-home-email-archivierung.aspx

Mailstore einrichten
Tipps zur Konfiguration des E-Mail-Archivs
Imap statt POP wählen
»Mailstore« erkennt in aller Regel automatisch die zu einer E-Mail-Adresse gehörenden Server-Einstellungen. Möchte oder muss man die Konfiguration in einem Sonderfall manuell eingeben, sollte man »IMAP« und nicht »POP« wählen, denn per »POP« kann nur der Inhalt des jeweiligen Posteingangs-Ordners archiviert werden, die Mails in den selbst angelegten Archiv-Ordnern und Unterordnern können nicht gespiegelt werden.

Archivierungsstrategie
Für die private Nutzung genügt es, nur gelegentlich die E-Mail-Archive abzugleichen, das Tagesgeschäft kann außen vor bleiben. Die Mailboxen sollten vor der Archivierungs-Abfrage gesichtet und von Müll bereinigt worden sein. Im Einstellungs-Menu der Software man weitere Archiverungs-Funktionen hinzuwählen und festlegen, ob auch E-Mail-Anhänge durchsucht werden sollen, und wenn ja, welche Dateiformate.

Offline-Bibliothek
Installiert man »Mailstore« auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte, hat man als Privatanwender – Student, Trainer, Lehrer, VHS-Dozent – auch unabhängig von Cloud-Diensten und offline immer seine Privatbibliothek dabei. Man sende dazu einfach alle wichtigen Dokumente – Handbücher, Skripte, Protokolle – als PDF-Anhang an die eigene Mailbox und archiviere diese Mailbox regelmäßig mit »Mailstore«.
http://www.mailstore.com/de/
mailstore-home-email-archivierung.aspx

FreeMessage plus SMS

GMX und WEB.DE, Deutschlands größte E-Mail-Anbieter, erweitern ihre Mail-Apps um eine Messenger-Funktion mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Nutzer ohne die App werden via SMS erreicht. Die Messaging-Funktion steht allen Nutzern der WEB.DE und GMX Mail-Apps für iOS und Android kostenlos zur Verfügung. Mit dem neuen Service »FreeMessage« werden Nachrichten, Fotos und Videos per Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vor dem Zugriff Dritter geschützt.

Für Nutzer, die kein E-Mail-Konto bei WEB.DE oder GMX haben oder auf die Installation der Mail-Apps verzichten möchten, steht FreeMessage als Einzel-App zur Verfügung, welche auch ohne GMX oder WEB.DE Konto funktioniert.

So funktioniert FreeMessage
FreeMessage beinhaltet alle wichtigen Messenger-Funktionen wie Gruppenchats, Smileys und Emoticons sowie das Versenden von Bildern und Videos. Für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Inhalte sorgt ein in Eigenentwicklung für die mobile Anwendung optimiertes und auf offenen Standards basierendes Verschlüsselungsprotokoll. Damit haben ausschließlich Absender und Empfänger Zugriff auf die Inhalte. Sämtliche Nachrichten liegen verschlüsselt auf deutschen Servern – durch die Verschlüsselung haben auch GMX und WEB.DE als Betreiber keinen Zugriff auf die Nachrichteninhalte. Damit wird zum einen ein unverschlüsseltes Backup auf Servern von Google oder Apple, wie es vergleichbare Apps durchführen, verhindert. Weiterhin wird eine echte Mehrgerätenutzung mit vollständiger Nachrichtensynchronisation möglich. Diese Funktion wird den Nutzern von FreeMessage in naher Zukunft zur Verfügung gestellt.

Die FreeMessage-Server stehen in deutschen Rechenzentren und unterliegen somit den strengen Auflagen des deutschen Datenschutzgesetzes. Um den Dienst zu nutzen, sind keine aufwändigen Einstellungen oder zusätzliche Registrierungsschritte notwendig. Nach Eingabe der Mobilfunknummer funktioniert FreeMessage mit der aktuellen Version der App sofort. FreeMessage ist komplett Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle übertragenen Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert, wo sie dem strengen deutschen Datenschutz unterliegen. Auch die Speicherung der zur Anmeldung verwendeten Mobilfunknummer erfolgt ausschließlich nach deutschem Datenschutzrecht. Im Gegensatz zu anderen Diensten findet eine Weitergabe an Dritte nicht statt. Die Schlüssel werden lokal in der App erzeugt und ausschließlich auf dem genutzten Gerät verschlüsselt abgelegt. GMX und WEB.DE haben keinen Zugriff auf die zur Entschlüsselung von Nachrichteninhalten nötigen Schlüssel.

FreeMessage und kostenlose SMS
Die beiden Mail-Anbieter GMX und WEB.DE haben insgesamt über 30 Millionen Kunden in Deutschland. Mit einer Basis von 11 Millionen bereits aktiven Mail-Apps erreicht FreeMessage zum Start rund 20 Prozent der deutschen Internet-Nutzer. Alle anderen Nutzer von WEB.DE und GMX können die App kostenlos downloaden. Aber auch Freunde und Bekannte, die kein FreeMessage haben, werden über den Messenger erreicht. Dazu wird die Nachricht in eine SMS umgewandelt und zugestellt. Die Kosten dafür übernehmen GMX und WEB.DE. Längere Nachrichten werden gekürzt und sind vollständig abrufbar, sobald der Empfänger die App installiert hat.

Durch die Basis von 11 Millionen App-Nutzern werden zum Start bereits rund 20% der deutschen Internet-Nutzer erreicht. WEB.DE und GMX haben mehr als 30 Millionen Kunden in Deutschland, für die der neue Service attraktiv ist.

Besonderer Clou ist die Einladungsfunktion: Via kostenloser SMS-Weiterleitung von Messages an Adressbuch-Kontakte ohne FreeMessage-App besteht die Möglichkeit, das individuelle Netzwerk zu erweitern.

Textquelle und Foto: Pressemitteilung vom 2016-09-28
http://newsroom.web.de/2016/09/28/messaging-mit-ende-zu-ende-verschluesselung-so-sicher-ist-freemessage/

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