Projekt-Management mit Asana

Asana® als Online-Klassenraum nutzen
Wir setzen Asana in unserem »Bildungsurlaub Webredaktion« ein. Warum Asana? Die Auswahl an modernen Team- und Projekt-Management-Tools ist groß. Deren kostenlose Nutzungsmodelle sind allerdings in der Regel auf wenige Teammitglieder beschränkt. Asana® ist hier eine erfreuliche Ausnahme, denn in der Freeversion sind bis zu 15 Team-Mitarbeiter erlaubt. Damit taugt dieses »Software-as-a-Service«-Online-Tool als virtueller Unterrichtsraum für Kurse.

Asana® (Software)

Asana ist eine Web- und mobile Anwendung, die Teams bei der Organisation, Verfolgung und Verwaltung ihrer Arbeit unterstützt.

Asana ist ein Software-as-a-Service zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und des Arbeitsmanagements. Es hilft Teams, Projekte und Aufgaben in einem Tool zu verwalten. Teams können Projekte erstellen, Teammitgliedern Arbeit zuweisen, Termine festlegen und über Aufgaben direkt in Asana kommunizieren. Asana enthält auch Reporting-Tools, Dateianhänge, Kalender und mehr. Seit Januar 2018 zählt Asana mehr als 35.000 zahlende Kunden, darunter eBay und Uber.

In einem kostenlosen Asana-Account sind einige Funktionen nicht zugänglich, etwa die Projekt-Zeitleiste und die verfeinerte Suche. Der Kernbereich, die Zuweisung und Bewirtschaftung von Aufgaben, funktioniert ohne schmerzliche Einschränkungen.

https://asana.com/de
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Asana mobil nutzen?

Asana-App auf Smartphone und Tablet

Datenschmutz-Hinweis: Zugriff auf Kontaktdaten! Asana® App will zuviel Rechte! Den Kursteilnehmern unseres Bildungsurlaubs im August 2018 fiel bei der Installation der Asana-App auf, dass Asana auf die im Smartphone abgelegten Kontakte zugreift. Das weckte Unmut und wir beschlossen, auf die Verwendung von Asana per Smartphone zu verzichten.

Ansicht auf dem Tablet: Teammitglieder


Asana Tutorials

Asana bietet zahlreiche kostenlose Hilfen, als Webguides, Checklisten oder Youtube-Videos.

Aufgaben erstellen in Asana

Fälligkeit mit Datum und Uhrzeit, Personen zuweisen, Dateianhänge

Das Anlegen einer neuen Aufgabe im Asana-Account ist selbsterklärend. Daneben gibt es die attraktive Möglichkeit, Aufgaben per Mail anzulegen.

Aufgaben per Mail anlegen

Tipp: Wandeln Sie jede E-Mail in eine Aufgaben um, indem Sie diese an x@mail.asana.com weiterleiten. (Das Postfach, von dem man aus sendet, muss natürlich zu einer E-Mail-Adresse gehören, die bei Asana einen aktiven Account hat.

»Wenn Sie Aufgaben erstellen möchten, senden Sie E-Mails an x@mail.asana.com. Aufgaben, die per E-Mail gesendet werden, werden in der Liste ›Meine Aufgaben‹ angezeigt.
Die Betreffzeile wird der Aufgabenname.
Der Text wird zur Aufgabenbeschreibung.
Alle E-Mail-Anhänge werden der Aufgabe hinzugefügt.
Anhänge werden auch im Bereich Download angezeigt.
Sie können Teammitglieder in CC setzen, um sie der Aufgabe als Follower hinzuzufügen.«

https://asana.com/de/guide
Später, eingeloggt im Asana-Account, ruft man in der eigenen Aufgabenliste die neue E-Mail auf und weist ihr einen Termin zu (Das geht in der kostenlosen Version nur als Deadline, nicht als Startpunkt für eine Aufgabe!) – am besten zum Datum noch eine Uhrzeit, dann dudurch sortieren sich alle Aufgaben in der Kalender-Ansicht wunderbar nach Stundenplan.

Ansicht auf dem Tablet: Kalender


Aufgaben filtern und sortieren

Es gibt sieben vordefinierte Ansichten

  • Unvollständige Aufgaben – filtert nur nach unvollständigen Aufgaben und erlaubt manuelles Sortieren. Dies ist die Standardansicht für alle Projekte
  • Kürzlich erledigte Aufgaben – filtert nur nach erledigten Aufgaben und erlaubt das Sortieren nach zuletzt erledigten Aufgaben. Diese Ansicht verfügt auch über Optionen zum Filtern nach Aufgaben, die innerhalb der letzten drei Wochen in unterschiedlichen Intervallen erledigt worden sind
  • Alle Aufgaben – zeigt sowohl erledigte als auch unvollständige Aufgaben an und erlaubt manuelles Sortieren
  • Aufgaben nach Fälligkeitsdatum – filtert nur unvollständige Aufgaben und erlaubt das Sortieren nach Fälligkeitsdatum in absteigender Reihenfolge. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum erscheinen am Ende dieser Ansicht
  • Aufgaben nach Verantwortlichem – filtert nur nach unvollständigen Aufgaben und erlaubt das Sortieren nach dem Verantwortlichen in alphabetischer Reihenfolge. Aufgaben ohne Verantwortlichen erscheinen am Ende dieser Ansicht
  • Beliebteste Aufgaben – filtert nur nach unvollständigen Aufgaben und erlaubt das Sortieren nach der Anzahl der Herzen in absteigender Reihenfolge
  • Aufgaben nach benutzerdefiniertem Feld – filtert Aufgaben nach den mit dem Projekt verbundenen benutzerdefinierten Feldern

Ansicht auf dem Tablet: Aufgabenliste


Redaktionsplan mit Asana

Das Video zeigt das Einrichten eines Publikations-Projekts

»Mit Asana können Sie Ihren Redaktionskalender so planen, dass er Inhalte von der Idee über den Entwurf bis zur Veröffentlichung enthält – ohne einen Schritt zu verpassen.
Hier ist Ihre Strategie:
Erstellen Sie ein Projekt und verwenden Sie Abschnitte oder Spalten, um es zu organisieren.
Erstellen Sie eine Beispielaufgabe für Ihr Team, die Sie jederzeit kopieren können, wenn Sie einen neuen Inhalt haben.
Nutzen Sie Teilaufgaben, Abhängigkeiten und weisen Sie Kopien zu, die Ihrem redaktionellen Workflow entsprechen.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um mehr Informationen zu verfolgen und die redaktionellen Schritte zu verdeutlichen.
Verwenden Sie die Kalenderansicht, um Ihre Redaktionsschlusszeiten in einer einfachen Ansicht anzuzeigen.«

https://www.youtube.com/watch?v=Dbg9d5Jas2k

Den Arbeitstag mit Asana organisieren

»Es ist stressig und zeitraubend, wenn Ihre To-Do-Liste einem Ratespiel gleicht, insbesondere wenn Sie E-Mails und anderes durchgehen müssen, um herauszufinden, was vor sich geht. In Asana zu arbeiten hilft Ihnen dabei, Arbeit produktiv und organisiert, an nur einem Ort, voranzubringen. Hier lernen Sie, wie Sie Ihren Arbeitstag in Asana planen können.«
https://asana.com/de/guide/get-started/try/plan-your-day

Vorlagen anlegen und zugänglich machen

»Wenn Ihr Team bestimmte Arbeitsabläufe regelmäßig wiederholt, müssen Sie diese Aufgaben und Projekte nicht jedes Mal neu in Asana erstellen. Egal, ob Sie eine eigene Vorlage erstellen oder eine in Asana erstellte Vorlage nutzen, das Einrichten eines Arbeitsablaufs ist einfach. So müssen Sie nicht jedes Mal von vorn beginnen und versäumen keinen Schritt.«
https://asana.com/de/guide/team/advanced/create-use-asana-templates


Lieblinks #Asana

Webredaktion mit Asana @dottotech

Asana for Content Publishing
Steve Dotto erläutert, wie sein Team Asana einsetzt, um einem effektiven Zeitplan für die Veröffentlichung von Inhalten zu folgen.
https://www.youtube.com/user/dottotech/search?query=asana

https://youtu.be/jNOMhe9JANg
https://www.youtube.com/user/dottotech
https://dottotech.com/
https://dottotech.com/toolkit


Agilemanagement.eu

Asana Implementierung, Beratung, Trainings und Zertifizierung
https://agilemanagement.eu/de/asana
#Asana Blog-Beiträge
https://agilemanagement.eu/de/blog/